Microsoft wspiera cyfrową transformację Grupy FAMUR

Grupa FAMUR, jeden z czołowych światowych dostawców najwyższej klasy urządzeń i technologii dla branży wydobywczej, jest w trakcie strategicznej zmiany swojej działalności. Razem z dominującym akcjonariuszem, firmą TDJ, rozpoczęła budowę holdingu inwestującego w zieloną transformację energetyczną. Na poziomie cyfrowym w tworzeniu firmy przyszłości FAMUR wesprze Microsoft Power Automate.

Do końca 2024 roku co najmniej 70 proc. przychodów Grupy FAMUR ma pochodzić spoza sektora węgla energetycznego. Pierwszym etapem transformacji jest wejście w sektor fotowoltaiczny na bazie połączonych zasobów i kompetencji Projekt Solartechnik, TDJ i Grupy FAMUR. Dziś ten ostatni podmiot tworzy 58 spółek zlokalizowanych na kilku kontynentach – w Polsce, Niemczech, Rosji, Serbii, Kazachstanie, Chinach, Indiach, Indonezji i RPA – oraz 5 zakładów produkcyjnych, znajdujących się w różnych polskich miastach.

FAMUR stale współpracuje z dostawcami i klientami z całego świata. Zakup surowców, materiałów i komponentów dla tak dużej organizacji to olbrzymie wyzwanie pod kątem procesowym, mające znaczący wpływ na realizację jej celów biznesowych. Właśnie w tym obszarze firma postanowiła wykonać pierwszy krok cyfrowej transformacji, czyli proof of concept robotów wspierających procesy zakupowe z wykorzystaniem usługi Microsoft Power Automate.

Zmiana na poziomie operacyjnym

Grupa FAMUR od kilku lat transformuje organizację w oparciu o Lean. Fundamentem tej modyfikacji są przede wszystkim zmiana kultury organizacyjnej i sposobu myślenia na Lean, dzięki którym można sprawniej dokonywać optymalizacji procesów w organizacji.

Od samego początku transformacji nieocenione okazało się zaangażowanie pracowników i uwzględnienie ich spostrzeżeń i opinii. Odegrali oni ważną rolę w identyfikacji obszarów, w których występuje najwięcej czasochłonnych, powtarzających się zadań.

To zespoły powinny wskazywać procesy do robotyzacji podczas sesji warsztatowych, a nie specjalista ds. robotyzacji. Zaangażowanie ludzi sprawia, że nie podchodzą oni sceptycznie do zmian, lecz czekają na nie z zaciekawieniem i mają poczucie udziału w kwestiach o dużym znaczeniu dla całej firmy. Nie mniej ważna jest przychylność kierownictwa i pełne zaangażowanie w realizowane projekty. Temat robotyzacji cieszy się co raz większym zainteresowaniem, wzrasta też świadomość i otwartość do działania. Jestem przekonany, że zwiększenie efektywności w procesach administracyjnych wprost przełoży się na budowanie przewagi konkurencyjnej firmy – mówi Michał Gołąbek, Dyrektor Lean z Grupy TDJ

Onboarding robota

Cyfrową transformację zaczęto od back office, gdzie odbywają się działania często niewidoczne a kluczowe dla obsługi klienta. Okazało się, że wiele zadań administracyjno-biznesowych można nie tylko udoskonalić i ustandaryzować, ale także – ze względu na ich znaczną powtarzalność – zrobotyzować. Z myślą głównie o procesie zakupowym rozpoczęto przegląd oprogramowania, na którym warto oprzeć roboty. W wyborze odpowiedniej technologii nieoceniona była pomoc partnera wdrożeniowego, firmy Pirxon, która specjalizuje się w produkcji oprogramowania do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych.

Prace nad pierwszym robotem odbywały się w warunkach lockdownu, w związku z czym cały on-boarding robota prowadzony był zdalnie, przy wykorzystaniu rozwiązań wideo i narzędzi do pracy grupowej. Zadaniem IT, poza koordynacją projektu, było również opracowanie architektury, polityk i zasad bezpieczeństwa dla powstającej w ramach projektu farmy robotów – mówi Dawid Wachowiak CIO TDJ.

– Robot został dedykowany do prac nieproduktywnych i czasochłonnych, ale niezbędnych w całym procesie. Proces ofertowania, przygotowanie zamówień zakupu (z zebranych przez siebie ofert i cenników) oraz rozliczanie faktur to zadania, jakie delegowaliśmy na robota, a on uwolnił nam czas, który efektywnie wykorzystujemy – mówi Beata Nalepa, Dyrektor Zakupów i Logistyki Centralnej w Grupie FAMUR.

Procent z miliarda

Mówiąc językiem Lean, wdrożenie pozwoliło na wzrost wartości dodanej w procesie. Każdy pracownik zajmujący się zakupami ma do dyspozycji więcej czasu na bardziej wartościowe zadania, takie jak poszerzanie bazy dostawców, poszukiwanie alternatywnych kontrahentów czy negocjacje cen. Biorąc pod uwagę, że roczny budżet Famuru na zakupy oscyluje wokół 1 mld PLN, uzyskane w efekcie takich działań korzyści nawet na poziomie 1 proc. stają się ogromną wartością – mówi Marcin Nowak, Dyrektor Lean w TDJ. Jak dodaje, rozwiązanie przyniosło zamierzony efekt, a automatyzacja wytyczyła kierunek dalszego rozwoju także w innych podmiotach w Grupie.

Sukces jednak nie byłby możliwy, gdyby nie zaangażowanie niemal wszystkich zainteresowanych kwestią robotyzacji procesu zakupowego pracowników. Normalnym zjawiskiem wobec każdej zmiany są bowiem obawy o miejsca pracy i komfort jej wykonywania. Jednak włączenie zespołów pracowników w cały proces transformacji dało im poczucie wpływu na wydarzenia i ostateczny kształt nowego narzędzia, a tym samym pozwoliło te obawy odrzucić.

TDJ jest rodzinną firmą inwestycyjną aktywną w wielu obszarach gospodarki. Jako inwestor na co dzień wspiera spółki portfelowe szeregiem kompetencji oraz know-how. Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to kompetencja, w której TDJ będzie mocno wspierał swoje spółki portfelowe w odpowiedzi na trendy oraz wyznawania biznesowe a także postępujące globalnie przyspieszanie transformacji w kierunku automatyzacji, cyfryzacji i robotyzacji.